Sosialisasi Standar Operational Prosedure (SOP) Tata Kelola Surat Menyurat Secara Elektronik adalah proses sinergisitas pemahaman semua pihak yang terlibat dalam SOP dapat mengetahui alur proses, fungsi dan peran masing-masing. Dengan memahami SOP sesuai proses dan prosedur sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka tata kelola penanganan surat-surat dinas dapat ditangani secara efektif, efisien dan tepat sasaran (28/06/2024).
Dalam arahannya Sekretaris Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Tulungagung, menyampaikan bahwa tujuan diadakan Sosialisasi Standar Operational Prosedure (SOP) adalah :
– Meningkatkan tertib administrasi dalam tata kelola surat menyurat berbasis elektronik;
– Meningkatkan kecepatan layanan kepada pihak-pihak yang membutuhkan;
– Meningkatkan koordinasi unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses tata keloa surat menyurat dan kearsipan;
– Meningkatnya koordinasi unit-unit yang berhubungan dengan proses tata kelola surat-menyurat;
– Menjamin terpenuhinya standar pelayanan terhadap pihak yang membutuhkan layanan pengurusan surat menyurat agar terdapat kesesuaian dalam penanganan surat-surat dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan bisa ditangani secara efektif, efisien dan tepat sasaran;
– Membangun budaya kerja sistem surat menyurat secara elektronik;
– Mengembangkan aplikasi system kearsipan secara elektronik;
Ruang lingkup Sosialisasi SOP meliputi semua proses tata kelola surat menyurat baik dari eksternal / instansi lain dan internal meliputi ; unit kerja di lingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Tulungagung, serta dari perorangan (prive), baik yang bersifat dinas maupun pribadi yang ditujukan kepada pimpinan atau staf yang ada dilingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Tulungagung.
Sosialisasi SOP ini tentunya diselaraskan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) merupakan aplikasi yang digunakan untuk fasilitasi manajemen kearsipan dinamis. Aplikasi SRIKANDI merupakan amanat dari Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), yakni penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada pengguna.
Berangkat dari hal tersebut diatas dan untuk mewujudkan tata kelola surat menyurat yang dinamis, efektif dan efisien guna menunjang kinerja pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Tulungagung, maka diperlukan aksi perubahan dengan pemanfaatan surat menyurat berbasis elektronik sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dengan mengoptimalkan tersedianya sumberdaya manusia dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang berkembang cepat.
Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 678 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis telah menetapkan SRIKANDI sebagai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis yang berlaku secara nasional. Dengan ditetapkannya aplikasi SRIKANDI tersebut, maka seluruh pimpinan Instansi Pusat dan Pemerintah Daerah wajib menerapkan aplikasi tersebut untuk menyelenggarakan layanan pemerintahan di bidang kearsipan dinamis.
